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¿Está teniendo problemas reportando? Aquí hay cinco consejos para ayudarle.

Empleadores tienen hasta el 31 de agosto para reportar y remitir las primas del premiso de cuidado pagado.  Aunque la mayoría de los reportes han sido procesados con éxito algunos empleadores y contadores están teniendo problemas. Aquí hay consejos para ayudarle:

  1. Si su número de identificación de negocio no fue reconocido por nuestro sistema inténtalo de nuevo. Si el sistema todavía no lo reconoce, llámenos (1-833-717-2273) para que le podamos ayudar.
  2. No hay una forma de papel para aplicar nomas electrónicamente. Si necesita ayuda con el proceso electrónico o con traducciones llámenos (1-833-717-2273).
  3. Si usted usa un contador o agencia para reportar va a necesitar una forma para autorizar que ellos pueden reportar. Esa forma se encuentra en paidleave.wa.gov/employer-agents.
  4. No va a poder ver el saldo de su reporte inmediatamente. Una ves que su reporte ha sido procesado el saldo actualizado va a aparecer en la página de “Payments.” Hay tres opciones para hacer pagos: transferencia bancaria, cheque o giro postal, tarjeta de débito o crédito.
  5. Trabajadores por su propia cuenta podrían optar por integrarse.

Para recibir información en su idioma sobre programas y servicios de esta agencia comuníquese con el departamento de Paid Family and Medical Leave al 1-833-717-2273, lunes a viernes de 8:30 a 4:30 p.m.   

¿Qué empleados y empleadores califican para este programa?

Casi todos los empleadores en Washington tienen que participar en este programa y casi todos los empleados en Washington van a poder recibir los beneficios. Esto incluye negocios de todos los tamaños y organizaciones sin fines de lucro, obras benéficas y organizaciones de fe. Si usted es un negocio público o privado y tiene al menos un empleado en Washington, es muy probable que usted sea parte del programa Paid Family and Medical Leave (Permiso pagado de cuidado).

Las excepciones son las siguientes:

  • Tribus reconocidas federalmente (podrían optar por integrarse)
  • Empleados federales
  • Trabajadores por su propia cuenta (podrían optar por integrarse)
  • Algunos empleados sujetos a contratos colectivos de trabajo (ver a continuación)

¿Cómo se financiará el programa?

El programa se pagará por medio de primas compartidas, de las cuales, el 0.4% se descontará del sueldo del empleado.

¿Que necesitan hacer los empleadores?

A partir del 2019, los empleadores deberán:

  • Reportar los salarios, horas de trabajo y otra información de los empleados al Departamento para la Seguridad del Empleo de Washington (ESD). 
  • Retener la parte correspondiente de las primas de los salarios de los empleados y remitirlos al Departamento para la Seguridad del Empleo de Washington (ESD).
  • Informar a sus empleados sobre el programa.

Quienes trabajan por su propia cuenta y las tribus reconocidas federalmente no están obligados a participar en el programa de Permiso pagado de cuidado, pero pueden decidir participar para tener acceso a los beneficios.

¿Cómo funciona este programa con los contratos colectivos de trabajo ya existentes?

Los empleadores y empleados sujetos a contratos colectivos de trabajo (CBA) ya existentes antes del 19 de octubre de 2017 no están obligados a ejercer los derechos o responsabilidades del programa de Permiso pagado de cuidado – esto incluye los requisitos de reportar y colectando las primas – hasta que el contrato colectivo sea renegociado, reabierto o expire. Los empleados y empleadores sujetos a un contrato colectivo negociado después del 19 de octubre del 2017 sí participan en el programa y están sujetos a los requisitos del programa.

¿Qué pasa con los negocios pequeños?

A diferencia de lo que ocurre con la Ley de Ausencia Familiar y Médica federal (FMLA), que no es remunerada, los negocios pequeños tienen que participar en este programa, pero hay oportunidades de reciban ayuda financiera.

  1. Los negocios que tengan menos de 50 empleados no tienen que pagar la porción de la prima del empleador. Estos empleadores deben recolectar y enviar la porción de la prima del empleado y los empleados tendrán derecho a recibir el permiso pagado. Los dueños de negocios pequeños pueden retener la porción de la prima del empleado o pagar toda la prima como un beneficio adicional.
  2. Los negocios pequeños pueden recibir un subsidio para ayudar a empleadores que tengan 150 empleados o menos. Los empleadores podrían recibir hasta $3,000 dólares para ayudar con los gastos de tener un empleado afuera con permiso pagado. Un empleador puede solicitar hasta 10 de estos subsidios por año, una por cada empleado que tome permiso pagado. Los empleadores que tengan menos de 50 empleados que deciden pagar la porción de la prima del empleador también son elegibles para recibir estos subsidios.

¿Cómo se calcula el tamaño de un negocio?

 Departamento para la Seguridad del Empleo de Washington (ESD) va a calcular el tamaño de su negocio el 30 de septiembre de cada año. El tamaño de un negocio se calculará usando el promedio de los últimos cuatro trimestres que reporte a ESD. El tamaño no se calcula por la cantidad de puestos de tiempo completo.   

Para el 2019:

ESD va a calcular el tamaño de su negocio basado en lo que reporte el primer trimestre del reporte (enero – marzo) y ese es el número que ESD va a usar para el 2019.

En el 30 de septiembre del 2019, ESD va a usar el promedio de lo que ha reportado en los trimestres previo para determinar el tamaño de su negocio para el 2020.

No va a recibir su tamaño de negocio que ha calculado el departamento hasta que recibamos su primer reporte del 2019. Sin embargo, si mantiene cuenta de sus empleados el primer trimestre del 2019 le va a ayudar a determinar si va a necesitar pagar la porción del empleador en cuando reporte.    

¿Puedo decidir no participar en el programa?

El 1 de enero del 2020, todos los empleados elegibles en el estado de Washington tienen que tener acceso a los beneficios de permiso de cuidado pagado, ya sea por medio del programa estatal o de un programa financiado por el empleador. Los programas financiados por el empleador se llaman planes voluntarios y pueden ser usados para permisos familiares, permisos médicos o los dos. Los beneficios ofrecidos a los empleados por medio de un plan voluntario tienen que ser iguales o superiores a los del plan estatal.

¿Cómo funciona Paid Family and Medical Leave con el programa de la ley de Ausencia Familiar y Medica (FMLA)?

Cuando ocurra un evento que califique para los dos programas, el permiso se tomará al mismo tiempo, a menos que el empleador permita otra cosa. En 2019 se desarrollarán más reglas sobre la interacción de Permiso pagado de cuidado con otros permisos.

Primas

Los empleadores empezarán a descontar las primas para la Paid Family and Medical Leave pagada el 1 de enero del 2019. Para 2019, el total de la prima es 0.4% del salario bruto de cada empleado, sin incluir las propinas. 

¿Qué es el salario bruto?

En el programa Paid Family and Medical Leave, el sueldo se refiere a el salario bruto sin propinas. El salario bruto incluye, pero no es limitado a sueldo, pago por vacaciones, enfermedad, bono, compensaciones o diario.

En la ley (RCW 50A.04.010) el salario bruto es definido por la remuneración que le da un empleador a un empleado hasta el límite del seguro social.

¿Cómo se calcula la prima?

 Primer Paso

Calcule la prima total para cada empleado. La prima para el 2019 es 0.4% del salario bruto de un empleado:

                Salario bruto    x    .004 = Total de la Prima

Segundo Paso

Calcule la porción del empleado y el empleador. Por ley, los empleadores pueden dividir el costo del programa con empleados reteniendo hasta el 63.333% de la prima total. 

                Prima total   x .6333  = Porción máxima a pagar por el empleado

                Prima total x  .3667 = Porción mínima a pagar por el empleador

 

Todos los empleadores pueden retener la porción de las primas del salario del empleado o pueden pagar la totalidad o una parte de la prima del empleado. Los empleadores que decidan retener la prima del salario del empleado pueden retener como máximo el 63.333% de la prima total.

Detalles importantes:

  • Si usted va a usar un plan voluntario para permiso familiar o médico, sus cálculos pueden ser diferentes. 
  • Las retenciones de primas se limitan de acuerdo con el límite del seguro social, que se actualiza cada año. Para 2019 es de $132,900 dólares.

Si tiene menos de 50 empleados, tiene que calcular la porción de la prima del empleado. Comenzando el 1 de enero debe retener de cada cheque la porción de la prima de su empleado o pagar la totalidad o una parte de la prima. Si no retiene la porción de la prima de los cheques el empleador tiene que pagar todo. Empleadores no pueden recolectar las primas en otros periodos de pago.

Si tiene más de 50 empleados, tiene que calcular las porciones de los empleados y empleadores de la prima. Si no retiene la porción de la prima de los cheques el empleador tiene que pagar las dos porciones. Empleadores no pueden recolectar las primas en otros periodos de pago.

Reportes

A partir del 2019, los empleadores estarán obligados a reportar la información del empleado al Departamento para la Seguridad del Empleo (ESD) de Washington. Debe comenzar a registrar las horas trabajadas y el salario de sus empleados desde el 1 de enero del 2019.

Hay que reportar

  • Número de identificación de negocio
  • Nombre de la entidad
  • Primas que ha recaudado de los empleados
  • Nombre de persona preparando el reporte

Para cada empleado:

  • SSN o ITIN
  • Apellido
  • Nombre
  • Inicial del segundo nombre
  • El sueldo y horas pagado en el trimestre

  

Como reportar

En julio hay que reportar el primer reporte trimestral.

Para recibir información en su idioma sobre programas y servicios de esta agencia comuníquese con el departamento de Paid Family and Medical Leave al 1-833-717-2273, lunes a viernes de 8:30 a 4:30 p.m.