Representantes del empleador
Representantes del patrón
¿Qué es un representante del empleador?
Un representante del empleador, o un administrador externo, es una empresa que tiene un acuerdo con una o más empresas cliente para administrar sus informes del Permiso de cuidado pagado, WA Cares, pagar las primas, los reclamos de beneficios o demás tareas relacionadas. El empleador sigue siendo responsable de garantizar que su representante cumpla con todos los requisitos del empleador.
¿Los representantes del empleador necesitan una carta poder para presentar informes y efectuar pagos en nombre de los clientes?
Los representantes pueden presentar informes y modificaciones, así como pagar las primas de los clientes, sin la necesidad de una carta poder (POA) firmada. Sin embargo, necesitarán una carta poder firmada para que nuestro personal pueda brindarles información sobre la cuenta, los informes o los datos a nivel de empleado de sus clientes. También necesitarán una carta poder para representar a sus clientes en auditorías o apelaciones.
Si necesita cartas poder para sus clientes, puede enviar una solicitud electrónicamente a través de la cuenta de Permiso pagado como representante del empleador o puede aceptar una solicitud que haya enviado su cliente. Su cliente necesitará acceso total a su cuenta para aceptar o enviar una solicitud de carta poder.
Para crear su cuenta
Antes de continuar: la persona que complete este proceso se convierte en el administrador de la cuenta y deberá agregar usuarios adicionales a la cuenta antes de que cualquier otra persona pueda tener acceso. Obtenga más información sobre cómo agregar usuarios.
Necesitará una cuenta de SAW activa y deberá agregar el Permiso de cuidado pagado a sus servicios de SAW. Una vez que haya hecho esto, puede iniciar sesión y crear su cuenta. Luego, usará la misma cuenta de SAW para acceder a su cuenta.
- En la página “Crear una cuenta”, haga clic en Crear una cuenta a la derecha de “Representantes del empleador”.
- Si no ve esta página porque fue automáticamente a la página de inicio de una cuenta diferente, haga clic en + Agregar/Cambiar cuenta en la esquina superior derecha.
- Ingrese el nombre de la entidad legal de su empresa, el EIN y el UBI y luego haga clic en Siguiente.
- En la pantalla “Ingresar información de contacto”, complete todos los campos obligatorios y luego haga clic en Siguiente.
- Confirme que la información que se muestra sea correcta haciendo clic en Enviar. Si cometió algún error o necesita cambiar algo, haga clic en Anterior para regresar y realizar cambios.
- Después de enviar la información, irá a la página “Confirmación de registro del Representante del empleador”.
Para aceptar o rechazar una solicitud de carta poder:
1. Inicie sesión en su cuenta de representante del empleador.
2. Haga clic en Administrar clientes en la barra de menú superior y luego haga clic en Administrar clientes enlazados.
3. En el cuadro “Solicitudes de cartas poder pendientes”, encuentre la carta poder pendiente de su cliente y haga clic en Revisar carta poder. 4. Revise la información en la pantalla “Solicitud de carta poder (Pending Power of Attorney, POA) pendiente”, complete la certificación de representante del empleador y luego acepte o rechace la carta poder.
Para enviar una solicitud de carta poder para enlazarse con la cuenta de su cliente:
1. Inicie sesión en su cuenta de representante del empleador.
2. Haga clic en Administrar clientes en la barra de menú superior y luego haga clic en Enlazarse con un cliente.
3. Busque a su cliente usando su identificación. Su identificación será uno de los siguientes:
- El número de Identificador Comercial Unificado (UBI) de nueve dígitos que el Departamento de Ingresos del Estado de Washington asigna a las empresas y que todas las agencias estatales usan para identificar una entidad comercial o
- Una identificación de Cuenta de empleador alfanumérico de nueve dígitos que el Departamento para la Seguridad del Empleo asigna a su cliente y que empieza con ER.
Nota: Si ve un mensaje que indica que no se puede encontrar la cuenta de su cliente y ha verificado que la identificación es correcta, su cliente deberá registrarse y crear su cuenta de empleador.
4. Ingrese la información que se requiere para su solicitud y luego envíela para que su cliente responda. Usted y su cliente recibirán un correo electrónico indicando que hay una carta poder pendiente esperando una respuesta.
Sin una carta poder registrada, puede:
Presentar o modificar informes de forma masiva de sus clientes en un archivo ICESA. El Permiso de cuidado pagado y WA Cares tienen especificaciones diferentes para presentar informes de forma masiva a las de otras agencias estatales.
Presentar informes o modificar las cuentas de clientes individuales mediante la carga de un archivo .CSV o la entrada manual.
Presentar o modificar informes de clientes por separado mediante la carga de un archivo .CSV o el registro manual.
Pagar en forma masiva utilizando crédito ACH (para obtener las instrucciones para los pagos con crédito ACH, envíe un correo electrónico a paidleave@esd.wa.gov con “Solicitud: Instrucciones de pago en forma masiva” como asunto).
Pagar a nombre de clientes individuales con tarjeta de crédito o débito, débito ACH o cheque/giro postal.