No tiene la obligación de adjuntar la hoja informativa al talón de cheque de sueldo para notificar a los empleados sobre el programa. Si elige deducir las primas del cheque de pago de su empleado, tal vez quiera adjuntar al talón de cheque la hoja informativa donde se explique la retención. Si anteriormente pagó la parte de la prima que le correspondía a sus empleados por ellos y decide comenzar a retenerla de su pago, debe notificarles por escrito por lo menos un período de pago antes de comenzar la retención, y no puede retener las primas de manera retroactiva por períodos de pago anteriores.

Se requiere que se coloque un cartel en el lugar de trabajo y se puede descargar aquí. Debe notificar a sus empleados por escrito y de manera oportuna sobre la Permiso de cuidado pagado cuando estén de permiso por razones que podrían estar cubiertas por el programa. Cuando un empleado ha estado fuera del trabajo durante siete días consecutivos y por razones que podrían estar cubiertas por este programa, usted tiene cinco días para proporcionar este aviso. Este aviso que creó el departamento está disponible para descargar aquí.

Un empleado puede seguir siendo elegible para los beneficios incluso si ya no trabaja para una empresa si cumple con todos los criterios de elegibilidad. Como empleador, no se le penalizará por los empleados anteriores que tomen sus beneficios de permiso pagado.

Casi todos los trabajadores del estado de Washington pueden recibir el Permiso de cuidado pagado si han trabajado al menos 820 horas (alrededor de 16 horas a la semana) en Washington durante el último año.

El trabajo a tiempo completo, a tiempo parcial, temporal y de temporada cuentan. Todas las horas que un empleado trabaja en Washington cuentan para la elegibilidad, incluso si tienen varios trabajos o cambian de patrón. Las 820 horas pueden ser en un trabajo o la combinación de varios trabajos.

Casi todos los patrones de Washington deben participar en este programa, y casi todos los empleados de Washington serán elegibles para recibir estos beneficios. Esto incluye empresas de todos los tamaños y organizaciones sin fines de lucro, benéficas y religiosas. Si usted tiene una empresa pública o privada con un solo empleado en Washington, es muy probable que sea parte del Permiso de cuidado pagado.

Excepciones:

• Tribus reconocidas por el gobierno federal (tienen la opción de participar; vea wa.gov/tribal-businesses)
• Empleados federales
• Trabajadores independientes (tienen la opción de participar; vea wa.gov/elective-coverage)
• Individuos que realizan “trabajo ocasional” como lo define la ley (no pueden optar por ser su empleado, pero pueden participar con otros patrones si tienen suficientes horas para calificar)

Conozca más sobre los acuerdos de negociación colectiva.

Exenciones condicionales:

Los patrones pueden solicitar una exención condicional de la prima si un empleado cumple con los tres requisitos siguientes:

• Se encuentra físicamente fuera del estado de Washington; y
• Su trabajo en el estado de Washington es limitada o temporal; y
• No se espera que otro patrón le dé trabajo en el estado durante 820 horas o más en cuatro trimestres de informe consecutivos.
• Si un empleado trabaja más de 820 horas para algún patrón en el estado de Washington durante cuatro trimestres consecutivos, los patrones adeudarán el costo total de las primas que se habrían pagado por ese empleado.

Por favor vea resources.paidleave.wa.gov/waivers para obtener más información.

El total de horas de permiso de un empleado se basa en sus ” horas de trabajo típicas por semana”. Es decir, es el número promedio de horas que haya trabajado por semana durante el período calificador. A los empleados asalariados de tiempo completo siempre se les calcula 40 horas por semana.

Las horas de trabajo típicas por semana se multiplican por la cantidad máxima de semanas aprobadas para ese tipo de licencia, lo que genera un banco de horas acumuladas que el empleado puede utilizar mientras está de permiso. Por ejemplo, si las horas de trabajo típicas por semana de un empleado son 35, este será elegible para 12 veces esa cantidad en total de permiso pagado.

Los empleados pueden hacer uso de su permiso aprobado en semanas completas o de manera intermitente, según sus necesidades. Se les aprueba una cantidad limitada de horas de permiso que pueden agotar antes de la fecha de finalización del permiso aprobado (en función de cómo usen el permiso). Una vez utilizadas todas las horas del permiso, también se extinguen los derechos de protección del trabajo según el Permiso de cuidado pagado.

Si el empleado utiliza todos sus beneficios del Permiso de cuidado pagado, debe esperar hasta que finalice el año de reclamación para solicitar beneficios nuevamente.

Cuando un empleado opta por un Permiso de cuidado pagado, le debe notificar a usted por escrito con 30 días de anticipación si puede hacerlo. Cuando no es posible la notificación previa de 30 días, deben enviar la notificación en cuanto sea posible. Como empleador, usted puede eximir de este requisito por la razón que usted determine.

Si bien el empleado debe notificar con 30 días de anticipación antes de iniciar el Permiso de cuidado pagado, solo pueden solicitar el permiso después de que suceda el evento calificador (nacimiento, aparición de una enfermedad o lesión, etc.).

Los trabajadores elegibles en Washington pueden tomar hasta 12 semanas de permiso médico o familiar, o hasta 16 a 18 semanas de permiso médico y familiar combinados en un año.

La duración del permiso de un empleado depende del tiempo para el que se apruebe, según la certificación de su proveedor de atención médica, o del tiempo habitual para el evento (por ejemplo 12 semanas por permiso familiar).

Los empleados no tienen obligación de tomar todo el permiso al mismo tiempo. Por ejemplo, se pueden tomar dos días a la semana para tratamientos continuos por una afección de salud grave.

Recibirá una notificación nuestra cuando un empleado actual solicite un Permiso de cuidado pagado. Esta notificación incluirá lo siguiente:

• Nombre del empleado actual
• Últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social del empleado
• Identificación de cliente del Permiso de cuidado pagado
• Fechas previstas del permiso
• La fecha en que el empleado le notificó, o si no hubo notificación

Una vez que se recibe este primer aviso, su empresa tiene 18 días para oponerse al reclamo del empleado. Si no responde, usted renuncia a objetar la solicitud.

El contacto principal o el contacto para los beneficios que aparece en su cuenta de empleador también recibirá una notificación cuando se apruebe o deniegue la solicitud de su empleado. Dicha notificación incluirá lo siguiente:

• Nombre del empleado actual
• Últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social del empleado
• Identificación de cliente del Permiso de cuidado pagado
• Si se aprobaron o rechazaron los beneficios solicitados
• Si se aprobó su reclamación: la fecha de inicio y finalización del permiso (si se conoce).

Usted u otros contactos que aparecen en su cuenta de empleador también pueden recibir nuestras notificaciones durante el proceso de solicitud si tenemos preguntas relacionadas con la solicitud de su empleado. Esto puede incluir la verificación de las horas y el salario de un empleado. Mantener esta información actualizada garantiza una comunicación oportuna con las personas correctas en su empresa responda estas notificaciones en el plazo que se indica en cada carta. La puntualidad de su respuesta puede afectar el permiso de su empleado.

Los primeros cuatro de los últimos cinco trimestres naturales concluidos o, si durante ese tiempo no hubiera trabajado las 820 horas requeridas, los últimos cuatro trimestres naturales concluidos inmediatamente anteriores a la fecha de solicitud del permiso.

Casi todos los empleadores de Washington deben participar en este programa, y casi todos los empleados de Washington serán elegibles para recibir beneficios. Esto incluye a empresas de todos los tamaños, organizaciones sin fines de lucro, de beneficencia y religiosas. Si su empresa en Washington es pública o privada, aunque tenga un solo empleado, es muy probable que esté dentro del programa de Permiso de cuidado pagado.

Excepciones:

• Tribus reconocidas a nivel federal (hay opción de participar; consulte paidleave.wa.gov/es/empresas-tribales)
• Empleados federales
• Trabajadores independientes (hay opción de participar; consulte paidleave.wa.gov/es/self-employed-opt-in)
• Las personas que hacen “trabajos ocasionales”, tal como se define por ley (no pueden adherirse como sus empleados, pero pueden participar con otros empleadores si trabajan la suficiente cantidad de horas).

Obtenga más información sobre acuerdos de negociación colectiva.

Exenciones condicionales:
Los empleadores pueden solicitar una exención de prima condicional si un trabajador reúne los tres requisitos siguientes:
• Reside fuera del estado de Washington; y
• Está empleado en el estado de Washington de manera limitada o temporal; y
• No tiene expectativas de empleo con ningún empleador en el estado por 820 horas o más en cuatro trimestres consecutivos.
o Si un empleado trabaja más de 820 horas para cualquier empleador del estado de Washington durante cuatro trimestres consecutivos, los empleadores adeudarán el costo total de las primas que deberían haberse pagado por ese trabajador.

Consulte www.paidleave.wa.gov/waivers para obtener más información.

Casi todos los trabajadores del estado de Washington cumplen con los requisitos para el Permiso de cuidado pagado siempre y cuando hayan trabajado un mínimo de 820 horas (aproximadamente 16 horas a la semana) en Washington durante el último año.

Se computa el trabajo de tiempo completo, de medio tiempo, temporario y estacional. Todas las horas que un empleado trabaja en Washington cuentan para fines de elegibilidad, incluso si lo hacen en diferentes trabajos o cambian de empleador. Las 820 horas se pueden cumplir en un solo trabajo o en diferentes trabajos.

Un empleado aún puede ser elegible para obtener beneficios cuando ya no sea empleado de una empresa, siempre y cuando cumpla con todos los criterios de elegibilidad. Como empleador, usted no recibirá ninguna sanción si sus ex empleados usan los beneficios del permiso pagado.

Se debe publicar un cartel en el lugar de trabajo, que se puede descargar aquí. Debe notificar a sus empleados por escrito y de manera oportuna sobre el Permiso de cuidado pagado cuando se encuentren de permiso por motivos que puedan estar cubiertos por el programa. Cuando un empleado no haya trabajado durante 7 días consecutivos por motivos que puede cubrir este programa, usted tiene 5 días para proporcionar esta notificación. Esta notificación, redactada por el departamento, se puede descargar de nuestro sitio web en paidleave.wa.gov/empleadores.

No es necesario que agregue un folleto al recibo de sueldo para notificar a los empleados sobre el programa. Si decide deducir primas del sueldo de los empleados, quizá le convenga incluir el folleto en el recibo de sueldo para explicarle la retención. Si antes pagaba la parte de sus empleados y ahora decide comenzar a retenerla de sus sueldos, debe notificarles por escrito al menos un período de pago antes de comenzar a hacer las retenciones, y no puede retener primas de manera retroactiva por períodos de pago anteriores.

Los empleados elegibles en Washington pueden tomar hasta 12 semanas de permiso por razones médicas, 12 semanas de permiso por razones familiares, o hasta 16 a 18 semanas de permiso médico y familiar combinados en un año.

La duración del permiso de un empleado depende del tiempo para el que se apruebe, según la certificación de su proveedor de atención médica, o del tiempo habitual para el evento (p. ej., 12 semanas por permiso familiar).

No tienen obligación de tomar todo el permiso al mismo tiempo. Por ejemplo, se pueden tomar dos días a la semana para tratamientos continuos por una afección de salud grave.

Cuando un empleado recurre a la FMLA (Family and Medical Leave Act), u otra licencia a la que tenga derecho, no se reduce su beneficio de Permiso de cuidado pagado. Un empleado puede usar varias opciones de licencia o permiso de manera consecutiva.

No puede exigir a un empleado que use otra licencia o permiso antes de usar el Permiso de cuidado pagado. El despido injustificado de un empleado que usa el Permiso de cuidado pagado o la interferencia con el uso que haga del beneficio tendrá consecuencias.

Sí, un trabajador puede acceder a una licencia por discapacidad de corto plazo y a un Permiso de cuidado pagado al mismo tiempo. Pero los planes por discapacidad de corto plazo pueden tener restricciones; por lo tanto, verifique que el empleado entienda los requisitos para acceder a esos beneficios.

• Los empleados pueden hacer su reclamación de manera retroactiva si tienen una causa justificada que les impidió solicitar el Permiso de cuidado pagado inmediatamente después del evento calificador. Una “causa justificada” puede ser el resultado de una afección de salud grave, un período de incapacidad o un desastre natural.
• El formulario de certificación de afección de salud grave puede proporcionar la información que necesitamos para determinar si el empleado reúne los requisitos para presentar su reclamación con fecha retroactiva, pero tal vez necesitemos más información.

Su empleado recibirá hasta el 90 por ciento de su salario semanal, hasta un máximo de 1,427 dólares a la semana (cifra de 2023). El importe del beneficio semanal máximo es el que recibirán por cualquier semana que presenten una reclamación por la semana completa. Si un trabajador recibe un salario o tiempo libre con goce de sueldo al mismo tiempo que el Permiso de cuidado pagado, se reducirá el pago de su beneficio, salvo que el tiempo libre con goce de sueldo se designe como un “beneficio complementario”.

El tiempo libre con goce de sueldo puede ser vacaciones, permiso por motivos personales, feriados, licencia por razones médicas, licencia por enfermedad, licencia compensatoria u otras licencias con goce de sueldo que ofrece un empleador conforme a su política establecida.

Usted puede pagar a sus empleados, por ejemplo, como tiempo libre con goce de sueldo (PTO, sigla de Paid Time Off) para compensar. Esos pagos se denominan “beneficios complementarios” y no afectarán el pago del beneficio del Permiso de cuidado pagado. Si el empleado hace uso del tiempo libre con goce de sueldo o recibe salarios que usted no designe como beneficios complementarios mientras goza de un Permiso de cuidado pagado, se reducirá el pago del beneficio al empleado. Consulte más información en la sección “Beneficios complementarios” a continuación.

Usted decide si desea ofrecer beneficios complementarios, no está obligado a hacerlo. Así como usted puede elegir ofrecer estos beneficios, el empleado también puede elegir si los acepta o no.

Información importante sobre los beneficios complementarios:

• Un empleador puede ofrecer beneficios complementarios de diferentes maneras, incluso tomando horas de tiempo libre con goce de sueldo (PTO) del banco de horas acumuladas para usar como beneficio complementario y “completar” el pago de beneficios de su empleado. Sin embargo, no hay límites para los beneficios complementarios, de manera que usted puede ofrecer a sus empleados un beneficio complementario que los haga ganar más que su salario habitual.
• Deje en claro a sus empleados qué pagos son beneficios complementarios, de haberlos, y no tiempo libre con goce de sueldo (PTO) regular. Su empleado no debe informar los beneficios complementarios en su solicitud semanal, ya que si lo hace se reducirá el importe de su beneficio.
• La gestión de los beneficios complementarios se hace totalmente entre usted y sus empleados. Es importante hacerles saber si les ofrece los beneficios y en qué momento lo hace, para que no lo informen en su solicitud semanal.
• Por razones de privacidad, el departamento no brinda información a los empleadores sobre el importe del beneficio del empleado. Si desea ofrecer un beneficio complementario y quisiera saber cuánto recibe un empleado por el Permiso de cuidado pagado para poder “completar” el pago, solicite esa información a su empleado. Se incluye en la carta de aprobación que el departamento le enviará a su empleado por correo postal.
• Los beneficios complementarios no se consideran salario bruto y no deben incluirse en los informes trimestrales.

Los empleados que regresan a trabajar luego de un permiso deben ser reincorporados en el mismo puesto o un puesto equivalente si trabajan para un empleador con 50 empleados o más*, si han trabajado para este empleador durante 12 meses como mínimo y si han trabajado 1,250 horas* en los 12 meses anteriores al permiso (aproximadamente 24 horas por semana, en promedio). Un empleado también puede estar protegido por otras leyes locales, estatales o federales. Existen algunas circunstancias en que los empleadores pueden denegar la restitución en el trabajo.

Usted tiene la obligación de mantener los beneficios de salud actuales de un empleado que recibe los beneficios del Permiso de cuidado pagado si existe una superposición de al menos un día con la licencia tomada conforme a la ley federal FMLA (WAC 192-700-020). Los beneficios de salud deben continuar sin interrupciones en la cobertura hasta que finalice el permiso pagado del empleado o hasta que el empleado regrese al trabajo después del permiso.

Nada impide que un empleador mantenga los beneficios de un trabajador mientras goza del Permiso de cuidado pagado. Si un trabajador es responsable de pagar algunas primas del seguro médico, usted puede exigirle que siga pagando su parte.