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¿Cómo funciona el Permiso de cuidado pagado?

¿Qué empleadores y empleados están cubiertos por el programa?

Casi todos los empleadores de Washington deben participar en este programa, y casi todos los empleados de Washington serán elegibles para recibir beneficios. Esto incluye a empresas de todos los tamaños, organizaciones sin fines de lucro, de beneficencia y religiosas. Si su empresa en Washington es pública o privada, aunque tenga un solo empleado, es muy probable que esté dentro del programa de Permiso de cuidado pagado.

Excepciones:

  • Tribus reconocidas a nivel federal (hay opción de participar; consulte paidleave.wa.gov/es/empresas-tribales)
  • Empleados federales
  • Trabajadores independientes (hay opción de participar; consulte paidleave.wa.gov/es/self-employed-opt-in)
  • Algunos empleados sujetos a acuerdos de negociación colectiva
  • Las personas que hacen “trabajos ocasionales”, tal como se define por ley (no pueden adherirse como sus empleados, pero pueden participar con otros empleadores si trabajan la suficiente cantidad de horas).

Obtenga más información sobre acuerdos de negociación colectiva.

Exenciones condicionales:
Los empleadores pueden solicitar una exención de prima condicional si un trabajador reúne los tres requisitos siguientes:
• Reside fuera del estado de Washington; y
• Está empleado en el estado de Washington de manera limitada o temporal; y
• No tiene expectativas de empleo con ningún empleador en el estado por 820 horas o más en cuatro trimestres consecutivos.
o Si un empleado trabaja más de 820 horas para cualquier empleador del estado de Washington durante cuatro trimestres consecutivos, los empleadores adeudarán el costo total de las primas que deberían haberse pagado por ese trabajador.

Consulte www.paidleave.wa.gov/waivers para obtener más información.

¿Quién es elegible para el Permiso de cuidado pagado? ¿Tienen derecho al permiso los empleados de medio tiempo o estacionales?

Casi todos los trabajadores del estado de Washington cumplen con los requisitos para el Permiso de cuidado pagado siempre y cuando hayan trabajado un mínimo de 820 horas (aproximadamente 16 horas a la semana) en Washington durante el último año.

Se computa el trabajo de tiempo completo, de medio tiempo, temporario y estacional. Todas las horas que un empleado trabaja en Washington cuentan para fines de elegibilidad, incluso si lo hacen en diferentes trabajos o cambian de empleador. Las 820 horas se pueden cumplir en un solo trabajo o en diferentes trabajos.

¿Un ex empleado puede solicitar beneficios?

Un empleado aún puede ser elegible para obtener beneficios cuando ya no sea empleado de una empresa, siempre y cuando cumpla con todos los criterios de elegibilidad. Como empleador, usted no recibirá ninguna sanción si sus ex empleados usan los beneficios del permiso pagado.

¿Qué notificación necesito ofrecer a mis empleados sobre este programa?

Se debe publicar un cartel en el lugar de trabajo, que se puede descargar aquí. Debe notificar a sus empleados por escrito y de manera oportuna sobre el Permiso de cuidado pagado cuando se encuentren de permiso por motivos que puedan estar cubiertos por el programa. Cuando un empleado no haya trabajado durante 7 días consecutivos por motivos que puede cubrir este programa, usted tiene 5 días para proporcionar esta notificación. Esta notificación, redactada por el departamento, se puede descargar de nuestro sitio web en paidleave.wa.gov/empleadores.

¿Debo agregar un folleto al recibo de sueldo para informar a los empleados del Permiso de cuidado pagado?

No es necesario que agregue un folleto al recibo de sueldo para notificar a los empleados sobre el programa. Si decide deducir primas del sueldo de los empleados, quizá le convenga incluir el folleto en el recibo de sueldo para explicarle la retención. Si antes pagaba la parte de sus empleados y ahora decide comenzar a retenerla de sus sueldos, debe notificarles por escrito al menos un período de pago antes de comenzar a hacer las retenciones, y no puede retener primas de manera retroactiva por períodos de pago anteriores.

¿A cuánto tiempo de permiso tienen derecho mis empleados?

Los empleados elegibles en Washington pueden tomar hasta 12 semanas de permiso por razones médicas, 12 semanas de permiso por razones familiares, o hasta 16 a 18 semanas de permiso médico y familiar combinados en un año.

La duración del permiso de un empleado depende del tiempo para el que se apruebe, según la certificación de su proveedor de atención médica, o del tiempo habitual para el evento (p. ej., 12 semanas por permiso familiar).

No tienen obligación de tomar todo el permiso al mismo tiempo. Por ejemplo, se pueden tomar dos días a la semana para tratamientos continuos por una afección de salud grave.

¿Cuántas horas se incluyen en una semana de permiso?

El total de horas de permiso de un empleado depende de las “horas de su semana laboral habitual.” Esta es la cantidad promedio de horas trabajadas por semana durante el período calificador. Para los empleados asalariados de tiempo completo siempre se calculan 40 horas por semana.

Las horas de la semana laboral habitual se multiplican por la cantidad máxima de semanas aprobadas para ese tipo de permiso, lo que genera un banco de horas acumuladas que el empleado puede utilizar mientras se encuentra de permiso. Por ejemplo, si la semana laboral típica de un empleado es de 35 horas, será elegible para 12 veces esa cantidad.

Los empleados pueden hacer uso de su permiso aprobado en semanas completas o de manera intermitente, según sus necesidades. Se les aprueba una cantidad limitada de horas de permiso que pueden agotar antes de la fecha de finalización del permiso aprobado (en función de cómo usen el permiso). Una vez utilizadas todas las horas del permiso, también se extinguen los derechos de protección del trabajo según el Permiso de cuidado pagado.

Si el empleado utiliza todos sus beneficios del Permiso de cuidado pagado, debe esperar hasta que finalice el año de reclamación para solicitar beneficios nuevamente.

¿Qué es un período calificador?

Los primeros cuatro de los últimos cinco cuatrimestres del calendario completos o, si así no logra las 820 horas necesarias, los últimos cuatro trimestres del calendario completos inmediatamente anteriores a la solicitud del permiso.

¿Qué debe hacer mi empleado cuando necesita un permiso?

Cuando un trabajador opta por un Permiso de cuidado pagado, le debe notificar a usted por escrito con 30 días de anticipación si pueden hacerlo. Cuando no es posible la notificación previa de 30 días, deben enviar la notificación en cuanto sea posible. Como empleador, usted puede eximir de este requisito por la razón que usted determine.

Si bien el empleado debe notificar con 30 días de anticipación antes de iniciar el Permiso de cuidado pagado, solo pueden solicitar el permiso después de que suceda el evento calificador (nacimiento, aparición de una enfermedad o lesión, etc.).

 

 

 

 

¿Qué notificaciones recibiré sobre el permiso de mi empleado?

Recibirá una notificación nuestra cuando un empleado actual solicite un Permiso de cuidado pagado. Esta notificación incluirá lo siguiente:

  • Nombre del empleado actual
  • Últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social del empleado
  • Identificación de cliente del Permiso de cuidado pagado
  • Fechas previstas del permiso
  • La fecha en que el empleado le notificó, o si no hubo notificación

Cuando recibe la primera notificación, usted tiene 18 días para impugnar su reclamación. Si no responde, usted renuncia a objetar la solicitud.

También recibirá una notificación cuando se apruebe o se rechace la solicitud de su empleado. Dicha notificación incluirá lo siguiente:

  • Nombre del empleado actual
  • Últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social del empleado
  • Identificación de cliente del Permiso de cuidado pagado
  • Si se aprobaron o rechazaron los beneficios solicitados
  • Si se aprobó su reclamación: la fecha de inicio y finalización del permiso (si se conoce).

También puede recibir notificaciones de parte nuestra durante el proceso de solicitud si tenemos preguntas relacionadas con la solicitud de su empleado. Esto puede incluir la verificación de las horas y el salario de un empleado, o el estado de un acuerdo de negociación colectiva (CBA, sigla de collective bargaining agreement). Responda estas notificaciones en el plazo que se indica en cada carta. La puntualidad de su respuesta puede afectar el permiso de su empleado.

 

¿Un empleado puede agotar su licencia según la Ley de licencia familiar y médica (FMLA) y luego solicitar un permiso adicional a través del Permiso de cuidado pagado?

Cuando un empleado recurre a la FMLA (Family and Medical Leave Act), u otra licencia a la que tenga derecho, no se reduce su beneficio de Permiso de cuidado pagado. Un empleado puede usar varias opciones de licencia o permiso de manera consecutiva.

¿Puedo exigir a un empleado que use otra licencia o permiso antes de usar el Permiso de cuidado pagado?

No puede exigir a un empleado que use otra licencia o permiso antes de usar el Permiso de cuidado pagado. El despido injustificado de un empleado que usa el Permiso de cuidado pagado o la interferencia con el uso que haga del beneficio tendrá consecuencias.

¿Mi empleado puede recibir una licencia por discapacidad de corto plazo y un Permiso de cuidado pagado al mismo tiempo?

Sí, un trabajador puede acceder a una licencia por discapacidad de corto plazo y a un Permiso de cuidado pagado al mismo tiempo. Pero los planes por discapacidad de corto plazo pueden tener restricciones; por lo tanto, verifique que el empleado entienda los requisitos para acceder a esos beneficios.

¿Un empleado puede hacer su reclamación con retroactividad?

  • Los empleados pueden hacer su reclamación de manera retroactiva si tienen una causa justificada que les impidió solicitar el Permiso de cuidado pagado inmediatamente después del evento calificador. Una “causa justificada” puede ser el resultado de una afección de salud grave, un período de incapacidad o un desastre natural.
  • El formulario de certificación de afección de salud grave puede proporcionar la información que necesitamos para determinar si el empleado reúne los requisitos para presentar su reclamación con fecha retroactiva, pero tal vez necesitemos más información.

¿Cuánto se le pagará a mi empleado mientras se encuentra de permiso?

Su empleado recibirá hasta el 90 por ciento de su salario semanal, hasta un máximo de 1,206 dólares a la semana (cifra de 2020). El importe del beneficio semanal máximo es el que recibirán por cualquier semana que presenten una reclamación por la semana completa. Si un trabajador recibe un salario o tiempo libre con goce de sueldo al mismo tiempo que el Permiso de cuidado pagado, se reducirá el pago de su beneficio, salvo que el tiempo libre con goce de sueldo se designe como un “beneficio complementario”.

El tiempo libre con goce de sueldo puede ser vacaciones, permiso por motivos personales, feriados, licencia por razones médicas, licencia por enfermedad, licencia compensatoria u otras licencias con goce de sueldo que ofrece un empleador conforme a su política establecida.

¿Puedo pagar a mis empleados mientras gozan del Permiso de cuidado pagado para compensar?

Usted puede pagar a sus empleados, por ejemplo, como tiempo libre con goce de sueldo (PTO, sigla de Paid Time Off) para compensar. Esos pagos se denominan “beneficios complementarios” y no afectarán el pago del beneficio del Permiso de cuidado pagado. Si el empleado hace uso del tiempo libre con goce de sueldo o recibe salarios que usted no designe como beneficios complementarios mientras goza de un Permiso de cuidado pagado, se reducirá el pago del beneficio al empleado. Consulte más información en la sección “Beneficios complementarios” a continuación.

Usted decide si desea ofrecer beneficios complementarios, no está obligado a hacerlo. Así como usted puede elegir ofrecer estos beneficios, el empleado también puede elegir si los acepta o no.

Información importante sobre los beneficios complementarios:

  • Un empleador puede ofrecer beneficios complementarios de diferentes maneras, incluso tomando horas de tiempo libre con goce de sueldo (PTO) del banco de horas acumuladas para usar como beneficio complementario y “completar” el pago de beneficios de su empleado. Sin embargo, no hay límites para los beneficios complementarios, de manera que usted puede ofrecer a sus empleados un beneficio complementario que los haga ganar más que su salario habitual.
  • Deje en claro a sus empleados qué pagos son beneficios complementarios, de haberlos, y no tiempo libre con goce de sueldo (PTO) regular. Su empleado no debe informar los beneficios complementarios en su solicitud semanal, ya que si lo hace se reducirá el importe de su beneficio.
  • La gestión de los beneficios complementarios se hace totalmente entre usted y sus empleados. Es importante hacerles saber si les ofrece los beneficios y en qué momento lo hace, para que no lo informen en su solicitud semanal.
  • Por razones de privacidad, el departamento no brinda información a los empleadores sobre el importe del beneficio del empleado. Si desea ofrecer un beneficio complementario y quisiera saber cuánto recibe un empleado por el Permiso de cuidado pagado para poder “completar” el pago, solicite esa información a su empleado. Se incluye en la carta de aprobación que el departamento le enviará a su empleado por correo postal.
  • Los beneficios complementarios no se consideran salario bruto y no deben incluirse en los informes trimestrales.

¿Tengo la obligación de conservar el trabajo de un empleado mientras se toma el Permiso de cuidado pagado?

Los empleados que regresan a trabajar luego de un permiso deben ser reincorporados en el mismo puesto o un puesto equivalente si trabajan para un empleador con 50 empleados o más*, si han trabajado para este empleador durante 12 meses como mínimo y si han trabajado 1,250 horas* en los 12 meses anteriores al permiso (aproximadamente 24 horas por semana, en promedio). Un empleado también puede estar protegido por otras leyes locales, estatales o federales. Existen algunas circunstancias en que los empleadores pueden denegar la restitución en el trabajo.

¿Mis empleados siguen teniendo beneficios de salud durante el Permiso de cuidado pagado?

Usted tiene la obligación de mantener los beneficios de salud actuales de un empleado que recibe los beneficios del Permiso de cuidado pagado si existe una superposición de al menos un día con la licencia tomada conforme a la ley federal FMLA (WAC 192-700-020). Los beneficios de salud deben continuar sin interrupciones en la cobertura hasta que finalice el permiso pagado del empleado o hasta que el empleado regrese al trabajo después del permiso.

Nada impide que un empleador mantenga los beneficios de un trabajador mientras goza del Permiso de cuidado pagado. Si un trabajador es responsable de pagar algunas primas del seguro médico, usted puede exigirle que siga pagando su parte.